Det flerkanaliga kundservicesystemet Jira Service Management (nedan JSM) som används av Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet (ARA) är ämbetsverkets interna arbetshanteringsverktyg med hjälp av vilket kundernas kontakter administreras. I kundservicesystemet sparas de e-postmeddelanden som kunderna skickat till ARA samt de servicebegäranden som kunderna lämnat per telefon och på kontaktblanketterna angående:
Dina uppgifter kan finnas i detta register om du har gjort en servicebegäran eller lämnat en förfrågan till ARA i de ärenden som nämns ovan.
Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner
Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet (ARA)
Vesijärvenkatu 11 A, 15140 Lahtis
PB 30, 15141 Lahtis
Telefon (växel): 029 525 0800
E-post: kirjaamo.ara@ara.fi
Kontaktperson: Anna-Kaisa Lehikoinen
Telefon (växel): 029 525 0800
Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter
JSM-systemet gör det möjligt för ARA att centraliserat administrera kundernas kontakter och förfrågningar. Uppgifterna i registret behandlas för att identifiera och betjäna ARAs kunder och användare i olika kontaktsituationer.
Personuppgifterna i ARAs elektroniska kundservicesystem behandlas på basis av artikel 6 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning, dvs. den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet. Personuppgifterna behandlas som en del av ARAs lagstadgade styrnings- och tillsynsuppgift, som regleras i bostadsrättslagen (393/2021).
Förvaringstid för personuppgifter
De uppgifter som registrerats i systemet förvaras 18 månader efter att ärendet har stängts.
Personuppgifter som behandlas
De personuppgifter som behandlas i JSM-systemet är för kundens och de tjänstemän som använder systemet:
Alla uppgifter i kontakten samlas inte in av alla kunder, utan informationsinnehållet som samlas i registret varierar beroende på kontaktkanalen och ärendet. Till exempel för samtal sparas endast telefonnumret som personuppgift i registret, om uppringaren ber om allmänna råd och inte uppger sina namn- eller kontaktuppgifter under samtalet. Å andra sidan kan kontakten också innehålla personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, såsom uppgifter om en persons hälsa.
Personuppgifter som behandlas i JSM-systemet för tjänstemän som använder systemet är också:
Övrigt informationsinnehåll:
informationsinnehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet som kunden skickar samt eventuella bilagor
informationsinnehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet som myndigheten skickar till kunden samt eventuella bilagor.
Utlämnande av information
Uppgifter lämnas inte ut ur systemet om inte behandlingen av ärendet förutsätter att ärendet överförs till exempel till en annan myndighet.
Tjänsteleverantören är Atlassian, av vilken Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori köper tjänsten i fråga. Ett avtal om behandling av personuppgifter har ingåtts med Atlassian i enlighet med dataskyddsförordningen.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-länderna eller till internationella organisationer.
Automatiskt beslutsfattande
Personuppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande.
Den registrerades rättigheter
Granskningsrätt
Du har rätt att få tillgång till och kontrollera dina personuppgifter. Du kan skicka en begäran om granskning till ARAs registratorskontor. Var beredd på att styrka din identitet.
ARAs registratorskontor
Telefon (växel): 029 525 0800
E-post: kirjaamo.ara@ara.fi
Rätt till rättelse av uppgifter
Du har rätt att rätta felaktiga personuppgifter om dig själv. Gör en skriftlig begäran till registrets kontaktperson. Ange i begäran om rättelse den uppgift som ska korrigeras och den exakta ändringen eller kompletteringen av den. Var beredd på att styrka din identitet.
Begränsningar i den registrerades rättigheter
Största delen av ARAs tjänster grundar sig på iakttagande av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet, utförande av en uppgift av allmänt intresse eller utövande av offentlig makt. I dessa fall kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system och i regel kan du inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.
Principer för skydd av registret
Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förlust. Skyddet grundar sig i hantering av användarrättigheter, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter. Rättigheter för tillträde och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Åtkomsten till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Utrymmena för utrustning och uppgifterna finns fysiskt inom EU.
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt kan du lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå.
Dataombudsmannens byrå
Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
PB 800, 00531 Helsingforsi
E-post: tietosuoja@om.fi
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (registratorskontoret): 029 566 6768
Gå till webbplatsen för dataombudsmannens byrå för mer information om hur du lämnar in ett eventuellt klagomål.
Den första versionen av kundservicesystemet publicerades i februari 2023.
Denna beskrivning har utarbetats 20.2.2023
Beskrivningen uppdaterades senast 20.2.2023